Table des matières 1. HISTORQUE 2. SES VALEURS – SON ETHIQUE 3. L’ORGANISATION 1. Le Conseil d’Administration 2. Les salariés 3. Organigramme 4. Les bénévoles 4. LES DOMAINES D’ACTIVITES  Les séjours de 2 à 5 jours  Les sorties à la journée et à la demi-journée 5. LES PRINCIPAUX PUBLICS - Personnes en situation de handicap - Personnes Agées 6. LES PARTENAIRES HISTORIQUES 7. PERSPECTIVES  Nos atouts  Axes de progression  Développement ANNEXE 1 Fiche de poste Gestion comptable et Veille juridique Dans le respect des règles démocratiques de la loi de 1901, l’association FIL-Ô-MENE a été créée en  Septembre 2007. Son objet est de créer du lien pour des personnes en situation de handicap et des  personnes âgées. L’association est immatriculée au registre des opérateurs de voyages et de séjours : n° IM 021120008, et a obtenu l’agrément d’associations de jeunesse et d’éducation populaire. L’agrément VAO  (Voyages Adaptés Organisés) a été renouvelé 23/02/2018 pour une durée de 5 ans. 1. HISTORIQUE           L’association est née d’un constat fait par deux travailleuses sociales : les établissements  sociaux et médico-sociaux rencontrent de plus en plus de difficultés à accompagner individuellement chaque résident, à créer du lien social et à maintenir la notion de convivialité si importante au bien- être de ces personnes.            Les évolutions législatives, règlementaires et les contraintes financières obligent les  établissements à revoir le fonctionnement des équipes professionnelles et compliquent  l’organisation de sorties ou de séjours hors des structures d’accueil pour les résidents.           Pour les fondatrices de l'association, ces activités sont pourtant nécessaires au bien-être des  personnes accueillies et contribuent fortement à la socialisation et à la possibilité pour elles de  poursuivre un projet de vie personnalisé.  Fil-Ô-Mène intervient donc pour rompre l’ISOLEMENT en proposant des activités adaptées en  fonction des demandes et des besoins des personnes et des établissements.  2. SES VALEURS – SON ETHIQUE L’association FIL-Ô-MENE souhaite répondre avec bienveillance et éthique aux besoins  fondamentaux de la personne en veillant à adapter son intervention en fonction du projet  personnalisé du bénéficiaire et de son environnement (famille, établissement …), en respectant une  charte qualité adaptée. Fil Ô Mène souhaite que chaque bénéficiaire soit l’acteur principal de son projet personnalisé,  défini avec et pour lui. L’association s’engage à respecter sa singularité, ses croyances (religieuses,  politiques, etc…) et ses valeurs (morales, familiales, etc…). L’association prône et défend « le droit aux loisirs pour tous » comme vecteur d’épanouissement  personnel. 3. L’ORGANISATION  1. Le Conseil d’Administration  Le Conseil d’Administration est élu par l’assemblée générale annuelle. Les membres du Conseil  d’Administration (entre 3 et 12 personnes) et du bureau (entre 3 et 6 personnes) gèrent et animent  la vie de l’association.  Ils se réunissent en moyenne tous les 3 mois. Certains membres du Conseil  d’Administration font partie de commissions :   Financement   Projet associatif   Veille juridique et commerciale : analyse de l’évolution du besoin de service sur son territoire et application de la législation en vigueur   Communication Les tâches administratives et organisationnelles sont réalisées par les 3 salariés de l’association. 2. Les salariés    La directrice en CDI à temps partiel   L’organisatrice de séjour en CDI à temps partiel   L’assistante administrative en CDI à temps partiel   Des professionnels, entre 15 et 25 personnes annuellement, qui interviennent  ponctuellement pour des animations, des sorties (de 1 heure à 7 heures), ou en  accompagnement de séjours (de 2 à 5 jours). 3. Organigramme     4. Les bénévoles     Les administrateurs : ils gèrent le fonctionnement administratif et la vie de l’association. Ils  sont au nombre de douze maximum.   Les autres bénévoles participent lors des accompagnements proposés par l’association. Ils  sont majoritairement professionnels du domaine médico-social ou ont une expérience  significative dans ce domaine. Leur action est soumise à la supervision de la directrice de  l’association.  Ils sont reçus individuellement en entretien, pour un échange autour de  l’activité de l’association.  Ils peuvent ainsi se positionner selon leurs compétences et leurs  centres d’intérêts. 4. LES DOMAINES D’ACTIVITES   Pour répondre à la demande des établissements, aux besoins des bénéficiaires et afin de  permettre à ces derniers d’avoir une vie sociale plus épanouie, l’association FIL-Ô-MENE propose  plusieurs types d’activités, adaptées aux profils des personnes :   Les séjours de 2 à 5 jours  Nous organisons des séjours toute l’année, avec des hébergements adaptés en fonction de  l’autonomie de chacun, tels que des gîtes, des maisons d’hôte, des hôtels ou des logements  atypiques, dans un périmètre maximum de trois heures de trajet pour le confort des  vacanciers. Ces séjours permettent aux personnes de sortir de leur quotidien et de vivre de nouvelles  expériences. Des sorties sont organisées chaque jour : visites de musées, dégustations,  promenade et activités originales. Les repas sont confectionnés et pris ensemble.  Des temps plus calmes, propices à la discussion, aux jeux et au repos rythment les journées  également. Fil O Mène souhaite apporter bien-être et bienveillance envers chacun. Des séjours pour le nouvel an ont lieu chaque année pour apporter joie et fête aux  bénéficiaires. En plus des activités habituelles en séjour, nous préparons avec eux la soirée  du réveillon selon leurs envies : le repas, les cotillons, la musique, pour partager un moment  exceptionnel qui leur laissera des souvenirs inoubliables. Nous proposons aussi des séjours pour des couples qui ont une autonomie différente et qui  ne peuvent pas partir ensemble.  Nous organisons également des séjours pour des personnes seules qui souhaitent rompre quelques jours avec leur quotidien. Ces vacances sont appréciées par tous et deviennent un rendez-vous incontournable chaque année pour la plupart. Depuis 12 ans, les équipes soignantes ou éducatives des structures et les familles soulignent ces bienfaits et encouragent l’organisation de ces vacances pour tous.   Les sorties à la journée et à la demi-journée   Pour répondre au mieux aux demandes et envies des bénéficiaires. Nous organisons  également des sorties à la journée, adaptées en fonction de l’autonomie des personnes. Elles peuvent être :   Culturelles : visites de musées, cinéma, théâtre, concerts, bibliothèque …   Touristiques : gastronomie, terroir, foire, folklore …   Physiques : promenades, gymnastique douce, karting, bowling … Nous organisons également des journées personnalisées, pour des anniversaires ou pour  l’organisation d’évènements spécifiques : exposition, portes ouvertes, parc d’attraction,  zoo... Les ateliers : après avoir observé et analysé les besoins des structures, il nous est apparu  essentiel de proposer des ateliers en lien avec les envies, les besoins et les attentes des  personnes. Les ateliers se déroulent en majorité dans les Etablissements d’Hébergement  pour Personnes Agées Dépendantes (EHPAD). L’objectif est de permettre aux personnes de se rencontrer et de prendre du plaisir à travers  une activité manuelle (poterie, art postal, jardinage …), sensorielle (dégustation, senteur,  toucher …) mémorielle par la rédaction d’un journal (autour des souvenirs et des expériences des personnes âgées, avec des livres, des objets anciens ou hétéroclites, des aliments (miel,  confiture, gâteaux, confiserie ...). De faire participer la personne, ainsi que la famille, le  personnel, et des bénévoles de l’association La personne ne vient pas pour apprendre une technique précise mais pour partager un  moment autour de cette activité.  Elle fait appel à son histoire, son savoir-faire, ses valeurs…                                                                                                                                                                                                              Les animations de ces ateliers permettent aussi de rompre l’isolement, de faire participer la  personne, mais aussi la famille, le personnel, et des bénévoles de l’association. Ces ateliers  suscitent de l’intérêt, de l’enthousiasme. Leur durée est d’environ 1h. L’échange est important aussi avec les animatrices des EHPAD, l’objectif n’étant pas de se  substituer à elles, mais de travailler en étroite collaboration. Ces activités sont encadrées par une équipe de professionnels, titulaires de diplômes d’état du  champ social ou médico-social, ou dont l’expérience de terrain significative dans ce domaine leur  confère les compétences requises. Pour un service de qualité, FIL-Ô-MENE s’engage à respecter ses procédés établis et le bien-être de la personne avec : •Des professionnels, intervenant à plusieurs auxquels sont remis les documents relatifs aux  séjours, aux ateliers... •La mise en place d’un accompagnement partagé avec la personne et son environnement, en respectant son projet personnalisé : son choix, ses envies, ses valeurs et ses croyances. •Un compte rendu et une évaluation de l’accompagnement transmis aux établissements,  aux familles et aux différents professionnels qui gravitent autour de la personne. 5. LES PRINCIPAUX PUBLICS  L’association s’adresse à des adultes : - Personnes en situation de handicap : intellectuel, sensoriel, physique ou psychique.  Certaines personnes sont polyhandicapées ou souffrent de maladies comme la sclérose en  plaque, le syndrome « Korsakoff », le syndrome Prader Willy, d’accidents vasculaires  cérébraux, de traumatismes crâniens… - Personnes Agées : Les personnes âgées peuvent avoir des difficultés liées à l’âge : handicap  sensoriel, physique ou peuvent souffrir de maladies invalidantes telle la maladie de  Parkinson ou de démences de type maladie d’Alzheimer. 6. LES PARTENAIRES HISTORIQUES Attachée au travail en réseau et avec la volonté de renforcer le maillage territorial autour des  personnes dépendantes, l’association FIL-Ô-MENE développe et poursuit ses partenariats au niveau local, départemental et régional.   Opérationnels : Les structures en lien direct avec les personnes accompagnées mettent quelquefois à disposition du personnel et/ou des véhicules. Ce partenariat est formalisé par une convention signée entre  l’association et l’établissement. La Ville de Dijon met à notre disposition un bureau à la Maison des Associations pour une demi-  journée de permanence mensuelle et occasionnellement à notre demande. Nous participons régulièrement au Salon du Bien Vieillir et à certains forums dédiés aux personnes  en situation de handicap ou âgées.    Financiers : - Partenaires publics : les communes, le Conseil Départemental pour des subventions de  fonctionnement ou des appels à projets. - Partenaires privés : les fondations SNCF, Banque Populaire, Crédit Agricole, Crédit Mutuel,  REUNICA, AG2R, le groupe SEB … que nous sollicitons lors d’appels à projets.   Logistiques : Le Pôle d’Economie Solidaire et le DLA (Dispositif Local d’Accompagnement) nous ont apporté un  soutien à la création de l’association. Le CEA (service de l’URSSAF à la disposition des petites associations) : établit les bulletins de salaire  et l’ensemble des déclarations. Le CNEA (Conseil National des Employeurs Associatifs) : organisme auprès duquel nous sommes  adhérents, nous informe des modifications de textes juridiques et législatifs par le biais de fiches,  mises à jour régulièrement. La Maison des Associations de la ville de Dijon nous propose des formations gratuites sur les  différents sujets associatifs. (Ex : gestion financière, management, organisation de manifestation…) L’UNAT (Union Nationale des Associations de Tourisme) à laquelle nous adhérons, qui cautionne  notre association pour les séjours et propose des réunions, des conseils et des réflexions pour gérer l’association. 7. PERSPECTIVES   Nos atouts Nous répondons à une demande en forte augmentation sur le territoire régional de la part des  différents acteurs. Les valeurs, l’éthique et les savoirs-faire de l’association sont aujourd’hui reconnus par tous les professionnels et bénéficiaires avec qui nous collaborons. En effet, nous constatons que le bouche à oreille entre nos différents partenaires participe au développement de l’association.                                                                              Le bien-être et les loisirs pour tous sont le cœur de nos actions. La personnalisation, l’originalité et la diversité de nos activités sont de véritables atouts pour être au plus près de chacun. Nous réalisons  un projet et accompagnement personnalisé pour chaque bénéficiaire avec pour objectif un service  approprié et optimal. Fil-Ô-Mène et sa direction prônent un management participatif et dynamique, et fédèrent  l’implication de tous pour une meilleure efficience et un épanouissement personnel de chacun de ses membres. Chaque année un entretien individuel est réalisé pour chaque salarié ainsi qu’un  programme de formations internes ou externes. Intégrer l’association c’est appartenir à un véritable collectif, où le développement de chacun est également au cœur du projet.   Axes de progression  L’association se développe au fil des années, aujourd’hui il nous faut professionnaliser chaque  service. Nous nous devons d’harmoniser nos pratiques administratives, comptables et  financières au sein d’un service comptabilité/gestion. Nous avons pour objectif de créer un  poste de responsable administratif et financier afin de répondre à ces nouveaux besoins  (Fiche de poste : annexe 1). Ce salarié aura pour mission en concertation avec les  administrateurs : - D’assurer la gestion statutaire et juridique, - De superviser la gestion des ressources humaines et compétences, - D’assurer la gestion administrative, - D’assurer la gestion comptable, - D’assurer la gestion financière, de l’association.   Développement  Pour assurer la pérennité de l’association ainsi que son développement, il nous faut maintenir  nos activités principales et nous diversifier. Nous souhaitons, en complément de nos séjours annuels, nous spécialiser sur la personnalisation des projets afin de répondre davantage aux besoins de  chaque personne. Nous souhaitons développer davantage les séjours de rupture, pour couple,  individuels, etc. Nous étudierons chaque demande en fonction des spécificités, des contraintes budgétaires de  chaque bénéficiaire et de leurs envies. Nous souhaitons également nous adapter aux nouvelles technologies et outils en vigueur en  matière de communication. C’est pourquoi nous travaillons sur l’amélioration de nos pratiques dans le respect des lois en vigueur concernant la diffusion de photos, d’images, de films au public et aux  bénéficiaires participant au séjour. En effet ces photos ont une grande importance pour les  vacanciers, ils peuvent garder des souvenirs et surtout les partager avec leur entourage. L’équipe  pédagogique encadrante peut également les utiliser pour effectuer du travail cognitif avec ces  personnes. Développer ces nouveaux moyens de communication au sein de nos services est primordial pour augmenter notre visibilité. C’est pourquoi nous souhaitons mettre nos compétences au service de  l’amélioration du site internet, de la communication interne et externe, et créer de nouveaux  supports numériques (catalogue, film de présentation …) afin de mieux nous faire connaître. Nous souhaitons également utiliser ces nouveaux outils en management, avec la création de  réunions en visio-conférence, de télétravail quand celui-ci est possible et de travailler à la mise en  place de nouveaux procédés pour communiquer avec les bénéficiaires. La mise en place de méthode de prospection, d’une part concernant les établissements qui ont  travaillé avec nous par le passé et qui désormais font appels à d’autres structures est aussi à  développer à moyen terme. En effet un changement de direction dans ces structures entraine des  changements de partenaires. Comment les reconquérir et/ ou présenter l’association Fil Ô Mène ? Et d’autre part se faire connaître auprès de nouvelles structures. Mise à jour le 17/06/2020 valable jusqu’en 2025 ANNEXE 1 Fiche de poste Gestion comptable et Veille juridique Objectifs du poste Assurer la gestion statutaire, juridique et administrative de l’association.   Coordonner et superviser la réalisation de dossiers administratifs et financiers  (Relations Humaines, juridique, partenariat...).   Veiller au respect des échéances collectives. Superviser la gestion des ressources humaines    Participer à la définition de la politique salariale en lien avec le Bureau de  l’association.   Superviser l’administration du personnel (gestion de la paye, des charges sociales,  des déclarations d’embauches, des aides aux postes, rédaction des contrats de  travail...). En lien avec la secrétaire administrative.   Calculer et vérifier les congés payés Missions    Gestion des compétences    Organiser le plan de formation de l’équipe salariée.   Gérer les avancements et les carrières.   Gestion administrative    Assurer le suivi et le respect de la convention collective.   Organiser une veille juridique par rapport au Droit du Travail.   Gestion financière    Etablir les budgets prévisionnels et les bilans financiers de l’association en lien avec le trésorier et le vice trésorier.   Réaliser les dossiers de demandes de subvention et assurer le suivi.   Assurer le suivi de l’exécution des budgets prévisionnels et analyser les écarts.   Assurer ou superviser le suivi financier, budgétaire et comptable de l’association.   Assurer le suivi des travaux généraux concernant la gestion financière (prix de  journée, des accompagnements ...) en lien avec la secrétaire administrative.   Gestion comptable et budgétaire en concertation avec les administrateurs.     Gestion des diverses démarches administratives.   Production des comptes rendus intermédiaires des activités et de leur suivi financier.   Ecriture du rapport financier qui sera soumis au Conseil d’Administration.